Zentralverwaltung — Funktions- und Datenmodell
Ein einheitliches internes System ersetzt drei getrennte Fremdsysteme — Zeiterfassung, HR/Personalverwaltung und Recruiting. Durchgängiger Prozess vom Bewerber über die Einstellung bis zur laufenden Personal- und Arbeitszeitverwaltung, ohne Systembrüche und Doppelerfassung.
Funktionsübersicht nach Modulen
Lohnberechnung
Nutzerrollen & Personengruppen
Standard-Mitarbeiter
Erfasst eigene Zeiten (getrennt Haupt-/Nebentätigkeit), stellt Fehlzeitenanträge, sieht Profil, Aufgaben, Schulungen und freigegebene Dokumente.
Fachliche Leitung
Zugriff ausschließlich auf die zugeordnete Firma. Betrachtet und verwaltet Mitarbeiter, Zeiten und Fehlzeiten im Rahmen der eigenen Firma.
Backoffice-Mitarbeiter
Zugriff über alle Firmen. Verwaltet Personalstamm, genehmigt Fehlzeiten, kontrolliert Monatsendauswertungen, betreut Recruiting.
Administrator
Alle Funktionen inkl. Berechtigungsverwaltung, Einstellungen, benutzerdefinierte Felder, Workflows und Genehmigungen.
Zusätze
- Mentor — Zusatz-Attribut, keine der vier Hauptrollen. Verknüpfung zwischen Personen; Mentoren erhalten erweiterte Sichtbarkeit auf ihre Mentees (u. a. interne Notizen).
- Berechtigungsgruppe bei Vertragsanlage — bewusst nur „Standard-Mitarbeiter/Therapeut" oder „Backoffice" zuweisbar.
- Personengruppen — bündeln Mitarbeiter zur gemeinsamen Berechtigungs- und Auswertungssteuerung. Mehrfachzuordnung möglich; vorab definierbar und in Auswahlfeldern statt einzelner Personen einsetzbar. Reichweite feingranular: selbst / Mentees / einzelne oder alle Firmen.
User Stories
Standard-Mitarbeiter (Therapeut)
- Arbeitszeit getrennt für Haupt- und Nebentätigkeit erfassen, damit Stunden je Firma korrekt abgerechnet werden.
- Jederzeit farblich sehen, für welche Firma gerade Zeiten erfasst werden.
- Fehlzeitenantrag stellen und Resturlaub sehen.
- Nach Einladung Passwort selbst vergeben und Daten eintragen (schnelles Onboarding).
- Aufgaben, Schulungen und freigegebene Dokumente sehen.
Fachliche Leitung (nur eigene Firma)
- Ausschließlich Mitarbeiter der eigenen Firma sehen.
- Arbeitszeiten der Firma in Tages- und Wochenübersicht einsehen.
- Fehlzeiten der Firma nachvollziehen (Einsatzplanung).
- Monatsendauswertung der Firma einsehen.
Backoffice-Mitarbeiter (firmenübergreifend)
- Fehlzeitenanträge firmenübergreifend sehen, per Klick genehmigen oder mit Begründung ablehnen.
- Monatsendauswertung kontrollieren und per grünem Häkchen freigeben (danach Überstunden-Reset).
- Bewerber per „eingestellt"-Button in Mitarbeiter überführen — ohne Neuerfassung.
- Neuen Mitarbeiter über geführte Maske anlegen, Hauptfirma + optional Nebenjob zuordnen.
- Auswertungen je Firma als Tabelle herunterladen.
Administrator
- In Berechtigungsmatrix pro Funktion festlegen, wer was sehen/bearbeiten darf (firmen- und mentee-genau).
- Personengruppen anlegen und Mitarbeiter mehrfach zuordnen.
- Benutzerdefinierte Felder (Text, Datum, langer Text, Nummer, Einzelauswahl, Dropdown) anlegen und zuordnen.
- Workflows mit Vorlagen, Phasen, Aufgaben und Triggern einrichten.
- Feiertagskalender je Bundesland konfigurieren und Weihnachten/Silvester intern ausschließen.
Datenmodell
Beziehungsübersicht (Kern)
- Person ↔ Firma — n:m über Person↔Firma-Zuordnung (inkl. Haupt-/Nebenjob, Zeitraum, Regelarbeitszeit, Vertrag, Rolle, Berechtigungsgruppe).
- Person ↔ Personengruppe — n:m (Mehrfachzuordnung).
- Person ↔ Person — n:m über Mentor-Zuordnung.
- Zeiterfassung / Fehlzeit / Urlaubskonto — jeweils n:1 zur Person↔Firma-Zuordnung (firmenspezifisch).
- Bewerber → Person — 1:1 nach Einstellung; Bewerber n:1 Vertragsvariante.
- Vertrag — n:1 Vertragsvariante; n:1 Person und Firma.
- Firma — n:1 Feiertagskalender; Feiertagskalender 1:n Feiertag-Eintrag.
- Berechtigung — verknüpft Funktion mit Person/Gruppe/Rolle inkl. Reichweite und optional Firma.
- Monatsendauswertung — n:1 Firma; steuert Überstunden-Reset der zugehörigen Zeiteinträge.
Offene Fragen
Struktur & Datenfluss (Mindmap)
Zwei Zonen zeigen den Kern: In ① Eingabe werden Daten erfasst, in ② Verwendung laufen dieselben Daten zusammen und werden ausgewertet. Ein Modul anklicken oder überfahren hebt nur dessen Datenflüsse hervor; die Steuerungs-Module stehen abgesetzt, weil sie nicht im Datenfluss liegen.